Vous utilisez trois outils SaaS différents. Chaque matin, vous exportez un fichier CSV d'un outil, vous le reformatez dans Excel, puis vous l'importez dans un autre. Ça prend une heure par jour. Vous vous demandez s'il ne serait pas plus simple de faire développer votre propre outil. Ou peut-être que vous n'en êtes pas encore là. Peut-être que vous cherchez un outil pour gérer vos réservations, vos stocks ou vos clients, et vous hésitez entre un abonnement SaaS et un développement sur-mesure.
Cet article vous aide à trancher. Pas avec une réponse toute faite, mais avec un cadre de décision adapté à votre situation.
Deux approches, deux logiques
Le SaaS : louer un outil prêt à l'emploi
Un SaaS (Software as a Service), c'est un logiciel en ligne auquel vous accédez via un abonnement mensuel. Vous ne possédez rien, vous louez l'accès. Exemples : Hubspot pour le CRM, Calendly pour la prise de rendez-vous, Shopify pour le e-commerce, Notion pour la gestion de projet.
L'avantage est évident : vous vous inscrivez, vous configurez, et vous utilisez. Pas de développement, pas d'attente. L'outil existe, il fonctionne, et quelqu'un d'autre se charge de la maintenance et des mises à jour.
Le revers : vous vous adaptez à l'outil, pas l'inverse. Si votre processus métier est un peu différent de ce que le logiciel prévoit, c'est vous qui changez votre façon de travailler.
Le sur-mesure : construire votre propre outil
Une application sur-mesure est développée spécifiquement pour votre entreprise. Vos règles métier, votre vocabulaire, votre workflow. Pas de compromis, pas de fonctionnalités inutiles qui encombrent l'interface.
L'investissement initial est plus élevé, et il faut du temps (4 à 8 semaines minimum pour un MVP). Mais vous obtenez un outil qui fait exactement ce que vous voulez, comme vous le voulez.
Quand le SaaS suffit
Votre besoin est standard
Si votre entreprise utilise un processus courant (suivi de contacts, facturation, envoi d'emails, gestion de projet), un SaaS fera probablement l'affaire. Des milliers d'entreprises ont le même besoin, et les éditeurs ont eu le temps de peaufiner leurs outils.
Un cabinet de conseil qui veut suivre ses prospects et envoyer des devis n'a pas besoin d'un CRM sur-mesure. Hubspot en version gratuite ou Pipedrive à 15 euros par mois couvre 90% du besoin.
Vous démarrez et testez le marché
Quand on lance une activité, on ne sait pas encore exactement de quoi on aura besoin dans six mois. Investir 15 000 euros dans un outil sur-mesure avant d'avoir validé son marché, c'est mettre la charrue avant les boeufs. Le SaaS permet de tester, d'itérer et de changer d'outil sans engagement lourd.
Le budget initial est limité
Un abonnement SaaS coûte entre 20 et 300 euros par mois selon l'outil et le nombre d'utilisateurs. Un développement sur-mesure commence à 8 000 euros. Si votre trésorerie est serrée et que le besoin est couvert par un outil existant, le choix est vite fait.
Quand le sur-mesure devient nécessaire
Votre processus est spécifique à votre métier
Un restaurateur qui gère ses menus, ses commandes fournisseurs, ses réservations et son planning d'équipe dans quatre outils différents perd du temps chaque jour. Aucun SaaS ne couvre parfaitement son workflow complet parce que ce workflow est propre à son métier et à sa taille.
C'est là que le sur-mesure prend tout son sens : un seul outil qui réunit tout, conçu autour de vos besoins réels.
Vous perdez du temps à contourner les limites de l'outil
Le signal d'alerte le plus clair. Quand vous passez plus de temps à exporter, reformater, copier-coller et bidouiller qu'à faire votre travail, c'est que l'outil ne vous convient plus. Un SaaS qui vous fait perdre une heure par jour, c'est 250 heures par an. Valorisez votre temps horaire et faites le calcul.
Vous voulez un avantage concurrentiel
Si votre outil interne est meilleur que ce qu'utilisent vos concurrents, il devient un avantage compétitif. Une agence immobilière qui offre à ses clients un portail personnalisé avec suivi en temps réel de leur dossier se démarque de celle qui envoie des emails manuels. L'outil devient un argument commercial.
Comparer les coûts sur 3 ans (pas sur 1 mois)
C'est le piège classique. On compare le coût mensuel d'un SaaS au devis d'un développement sur-mesure, et le SaaS paraît moins cher. Mais il faut raisonner sur la durée.
SaaS : abonnement cumulé + coûts d'adaptation
| Poste | Coût mensuel | Coût sur 3 ans |
|---|---|---|
| Abonnement outil principal | 100 euros | 3 600 euros |
| Outil complémentaire #2 | 50 euros | 1 800 euros |
| Outil complémentaire #3 | 30 euros | 1 080 euros |
| Connecteurs / Zapier | 20 euros | 720 euros |
| Total | 200 euros/mois | 7 200 euros |
Et ce total ne compte pas le temps perdu à jongler entre les outils, les exports manuels et les données qui ne synchronisent pas.
Sur-mesure : investissement initial + maintenance
| Poste | Coût |
|---|---|
| Développement MVP | 8 000 euros |
| Hébergement (3 ans) | 1 080 euros |
| Maintenance annuelle | 1 800 euros (600 x 3 ans) |
| Total sur 3 ans | 10 880 euros |
La maintenance est faible parce qu'on ne parle pas de WordPress avec ses 47 plugins à mettre à jour chaque mois. Un site ou une app en Next.js/React nécessite une à deux mises à jour des dépendances et du framework par an, et c'est tout. Pas de failles de sécurité toutes les semaines, pas de thème qui casse à chaque update.
Résultat : le sur-mesure revient à 10 880 euros sur 3 ans contre 7 200 euros pour le SaaS. L'écart est de 3 680 euros. Mais si l'outil vous fait gagner une heure par jour (valorisée à 50 euros/h), c'est 12 500 euros de productivité récupérée par an, soit 37 500 euros sur 3 ans. L'investissement est rentabilisé dès la première année.
Les questions à se poser avant de décider
Avant de choisir, passez en revue ces six questions :
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Mon besoin est-il couvert à 80% par un outil existant ? Si oui, le SaaS suffit probablement. Si vous devez multiplier les contournements, le sur-mesure se justifie.
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Combien de temps je perds chaque semaine à cause des limites de mes outils ? Valorisez ce temps. Si c'est plus de 5h/semaine, le sur-mesure se rentabilise vite.
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Mon processus va-t-il évoluer dans les 12 prochains mois ? Si vous êtes en phase de test, restez flexible avec du SaaS. Si votre processus est stabilisé, investissez dans du sur-mesure.
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Combien d'utilisateurs vont utiliser l'outil ? Les SaaS facturent souvent par utilisateur. A 10 utilisateurs à 50 euros chacun, ça fait 500 euros/mois, soit 18 000 euros sur 3 ans.
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Est-ce que mes données sont sensibles ? Avec un SaaS, vos données sont chez un tiers. Avec du sur-mesure, elles sont sur vos serveurs. Pour certains secteurs (santé, finance, juridique), c'est un critère non négociable.
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Est-ce que l'outil peut devenir un avantage concurrentiel ? Si oui, le sur-mesure vous donne une exclusivité que le SaaS ne peut pas offrir.
L'approche hybride : commencer SaaS, migrer au sur-mesure
La meilleure stratégie est souvent progressive. Vous commencez avec des outils SaaS pour valider votre besoin et comprendre votre workflow réel. Pas celui que vous imaginez, celui que vous vivez au quotidien. Après 6 à 12 mois d'utilisation, vous savez exactement ce qui fonctionne, ce qui manque et ce qui vous ralentit.
C'est le moment de rédiger un cahier des charges précis pour un outil sur-mesure. Vous ne partez plus d'hypothèses mais d'une expérience concrète. Le développement sera plus rapide, le résultat plus pertinent, et le risque de se tromper beaucoup plus faible.
Chez Vizion Web, c'est l'approche qu'on recommande le plus souvent. On accompagne nos clients depuis la réflexion initiale jusqu'au développement, en passant par la phase de test SaaS quand c'est pertinent. L'objectif n'est pas de vendre du sur-mesure à tout prix, c'est de construire la solution la plus adaptée à votre réalité.